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福建檔案寄存管理外包服務的內容是什么
來源:大數據可視化系統 發布時間:2019/3/5 15:34:33

檔案寄存管理外包,這在一般行業人士還稍顯陌生的詞匯,卻在國外早已是成熟產業,在北美、歐洲,檔案外包經過幾十年的發展,已經形成百億美金的市場,金融行業及大型企業均是檔案寄存外包的主要客戶,據外包協會統計數據顯示,世界500強企業中已經有85%以上采取了檔案寄存管理外包服務。


然而目前在國內,接受檔案外包的大中型企業尚不到2%的比例,正是發現其中的市場需求與國外的巨大落差,讓部分檔案行業相關的公司獵足于此。


“在我們跟客戶溝通檔案掃描外包的過程中,發現他們正在為檔案的存放問題發愁,從去年到今年,他們新開了十多個分支機構,且業績的爆發性增長,造成現有的庫房遠遠跟不上檔案的增長速度,再租庫房,從地方選址到人員配備,都是一系列的事情,還不如干脆外包出去”,從檔案掃描外包行業轉型到檔案儲存外包的檔案公司市場部表示,他們單業務正是從保險公司的迫切需求開始的。

檔案寄存管理
業務檔案的增長造成檔案存儲空間的緊缺性,其實這些業務檔案與我們每個人都息息相關,去銀行辦理業務每一張簽字的單據保存15年,房屋按揭貸款協議放在銀行里長期保管,去保險公司簽定的壽險合同保管,在房地產開發商那簽定的購房協議合同保管,去醫院看病住院的病案需保管30年……這些“無比重要”的檔案短時間內不能銷毀,且得宜于近幾年中國人口紅利的釋放,相應檔案增長速度也遠存放空間的承受能力,而自建庫房必然要承擔巨大的硬件投資與管理成本,采取低成本的外包方式無疑成為優選。


檔案寄存指的是單位或個人與第三方檔案保管機構簽署合約,將檔案委托第三方機構進行保管的一種檔寄存案管理方式。


(1)檔案庫建設標準

締照公司檔案庫采用鋼質導軌式密集架,檔案庫的建設嚴格按照檔案局安全保護的管理技術要求實施,嚴格做好檔案庫房檔案安全保護的“九防”要求。


(2)檔案管理流程
① 檔案交接
檔案交接是甲乙雙方固定的工作人員對甲方檔案的單位名稱、檔案名稱、檔案數量、檔案發生的年限、檔案保存期限進行確認后,雙方共同在《檔案交接清單》上簽字確認,并加蓋相應印鑒。乙方加蓋檔案入庫章,甲方加蓋公司工章或其他甲方認可的印章,以示交接完畢。


② 檔案裝箱
乙方按照甲方檔案的單位名稱、檔案名稱進行整理裝箱,并明確檔案數量、發生的年限、保存期限。


③ 檔案箱封簽
乙方免費為甲方提供條形碼封條,甲方封裝前須將檔案箱內容與條形碼封條配對并加蓋甲方相應印鑒。


④ 檔案運輸

乙方為甲方提供免費檔案運輸服務,運輸時甲方有義務協助乙方工作人員搬運檔案箱及核對檔案數目。


⑤ 檔案錄入
甲方檔案進入乙方檔案庫前,乙方工作人員按照檔案箱條形碼封條的檔案信息錄入乙方自主開發的檔案管理查詢系統。


⑥ 檔案上架  檔案上架是根據檔案查詢系統生出的具體位置,不得隨意存放。


⑦ 檔案提取與調閱
甲方專人負責檔案提取和調閱,并提供工作證件、甲方介紹信及調閱人員身份證復印件,以供乙方留底備案。乙方并與甲方檔案專管部門進行電話確認,確認無誤后方可查閱。


⑧ 檔案銷毀
乙方根據甲方檔案保存的期限,向甲方提出銷毀,銷毀需甲方提供的相關手續,銷毀過程甲方全程監督,并錄影像資料供乙方保存。


⑨ 檔案庫實時監控
視頻監控系統可實時監控并錄像(錄像資料保存三個月)。甲方計算機終端可實時監控存放自己檔案的區域。

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